HSPがメール送信にかかる時間を短縮する3つの対策【すぐできます】

こんにちは。としきです。

以下が経歴です。

メールの送信や返信で悩みすぎて時間を使ってしまう…。どうしたら早く送れるだろう

この悩みにお答えします。

私もメール送信によく悩むタイプで、サラリーマン時代に苦労しました。

今回は私が行っていた「HSPがメール送信にかかる時間を短縮する3つの対策」をお話します。

HSPがメール送信にかかる時間を短縮する3つの対策

HSPは言葉の背景を想像したり、微妙なニュアンスを重要視したり、誤解がないように慎重になったりしてメールの送信や返信が遅くなりがちです。

私も同じようにメールにかける時間が長くて悩んでいましたが、以下の対策をすることでメール送信に悩むことはほぼなくなり、返信も基本は即レスになりました。

今回はここを深掘りします。

対策1.書きすぎない

メールの文章は書きすぎないことが重要です。

私はメールが長文になって時間を使いすぎる癖がありました。

なぜ長文になるかというと、誤解されないようにしたいからです。

この単語はこういう意味にも取れるな

この言い方はこういう想像をさせるかもしれないな

このように誤解になりそうなあらゆる可能性を考えます。

そして、この可能性を全部を否定する文章を書くために長文になります。

しかし、長文になればなるほど言葉の数が増え、誤解になりそうな可能性は増えていくのです。

という悪循環です。

でれば、ある程度の誤解は覚悟して事実だけを簡潔にまとめたメールを作りましょう。

対策2：メールのテンプレートを決めておく

簡潔なメールを作るためにテンプレートがあると便利です。

私は「PREP法」という有名な手法をもとにメール文章を作成していました。

PREP法とは以下の頭文字をとったもので、文章を作るときの基本構成のことです。

このとおりに文章を作るとわかりやすく、余計なことを言わずに済みます。

例えば、上司から新商品案としてA案とB案どちらがいいか問われたとします。

そのときPREP法に則ってメールを書くとこのようになります。

こうしたテンプレートやフレームがないと、メールに自由度がありすぎて、いろいろなことを書きすぎてしまいます。

最初にフレームを作ることで、だらだらと余計なことを記載することを予防しましょう。

対策3：悩んだら「見た」ことだけ返信する

メールの返事というのは、実は「返事をする」という行為が最重要で、内容は二の次です。

メールを受け取っても

ということは多いと思います。

私もよくありました。

しかしこんなときに、

準備をして考えをまとめてからメールを返せそう

と考えるのはNGです。

メールは対面のコミュニケーションと違い、相手が意図を理解したかを送信者が判断することはできません。

返事がないと

わからないのです。

メールに返事が来るまでの間、送信者はずっと心配しますし、心配をかけるあなたへの信頼は徐々に失われて行きます。

なので、すぐ明確に回答できなくても

という意味の第一報メールだけは送りましょう。

そのときのメールは簡単でよくて、

これでOKです。

メールを確認したことと、意図を理解したことだけ伝わればいいのです。

この第一報を送ることで相手は安心します。

そして、早い返信は信頼につながります。

この場合、評価が高いのは②の後者です。

一報を送ってしまえば時間に猶予ができるので、その間にしっかり準備して、後ほど正式に回答をしましょう。

まとめ

今回はHSPがメール送信にかかる時間を短縮する3つの対策を紹介しました。

私もこの対策を実践するまではメールに多くの時間を割いていました。

しかし、HSPは気質なので気持ちで解決することはできません。

「気にするな」というのは無理なので、仕組みで解決しましょう。

【完全版】HSPの適職とは／17個の職業と仕事選びの考え方を解説HSPの適職や向いている仕事はなんだろう？どう考えたらいいだろう？この疑問にお答えします。今回はHSPが適職を考える方法、17個の向いている職業、気をつけるべき点を紹介します。今後の仕事に悩んでいるHSPは必見です。...