資料作成で気をつけるべきこと【HSPで元ヤフー管理職の私が教える】

こんにちは。としきです。

以下が経歴です。

提案資料や報告資料がうまく作れない…。何かコツとかあるのかな…。

この悩みにお答えします。

今回は私がYahoo! JAPANの管理職だった頃に行っていた「資料作成で気をつけるべきこと」をお話します。

この方法はHSPだと徹底しやすいものだと思うので、よければ参考にしてください。

資料作成で気をつけるべきこと

資料作成で気をつけるべきことにはどういったものがあるのでしょうか。

私はWebマーケティング職として、社内向けの報告資料やお客さんへの提案資料など数多く作ってきました。

数百本は軽く超えているでしょう。

わかりやすい資料は最低限、以下の3点が徹底されている資料だと思います。

今回は報告資料や提案資料を作るにはどうしたらいいかを深掘りします。

なお、エクセルやワードというより、パワーポイントやGoogleスライドを想定しています。

1.項目が網羅されている構成

わかりやすい資料は例外なくこういった特徴を持っています。

これらを徹底するには、テンプレートを作ってしまうと楽です。

資料や文章作成でよく使われるテンプレートに「PREP法」があります。

PREP法とは以下の頭文字をとったもので、資料作成のときによく用いられる王道のパターンです。

このPREP法を資料の骨子にしましょう。

これらは必ず盛り込むべきです。

そして、資料の内容によって追加でこれらを入れましょう。

売上やコストが結論になる資料もあれば理由になる資料もあるので、このあたりは臨機応変に作るしかありません。

ただ、大事なのは

です。

2.適切な情報量

構成が決まったら、要素ごとにどんな情報を盛り込むか考える必要があります。

このとき、気をつけるべきは以下の2点です。

1スライド1メッセージ

まず、スライド1枚にあらゆるメッセージを入れる方がいますが、それはNGです。

例えば、売上とスケジュールを伝える場合は同じスライドではなく。

を別で用意します。

このスライドで言いたいことは何だろう？

毎回、このように自分に問いかけてください。

そのとき、「このスライドで言いたいことは〇〇だ」と一言で言えればOKです。

スライドは言いたいこと1つ＋言いたいことを補足する説明だけで構成します。

1文は13文字以下

1つの文章は基本的に13文字以内に収めてください。

人間が瞬間的に理解できる文章は13文字ほどが限度と言われています。

この理論に則って、Yahoo! JAPANのトップページのニュース欄は全角13.5文字以内で構成されています。

画像引用：Yahoo! JAPAN

13文字程度だとスライド内で改行しなくて済むので、スライドもすっきり見やすくなります。

3.理解しやすい文章の書き方

情報量を制限し文章を決めたら、書き方にも気を配りましょう。

主に気を付けたいのはこれらです。

文体

文体は言い切りにしてください。

理由は単純で、短くて読みやすいからです。

文字サイズ

文字の役割ごとに文字サイズのルールを決めましょう。

スライドごとに文字サイズがばらばらだったり、ルールが統一されていなかったりするスライドをよく見かけますが、ルールが統一されていないと読みにくいです。

これくらいでいいので、これらをそれぞれ何フォントにするかを決めてください。

こうすることで、読み手は

この文字サイズの文がメインメッセージなんだな

といったように、無意識に認識することができ資料のわかりやすさが向上します。

装飾（色や下線、太字など）

装飾もやりすぎはNGです。

強調したいことは同じなのに、スライドによって赤字だったり太字だったりする資料をよく見ますがわかりづらいですよね。

と決めたなら、それ以外は使わない方がいいです。

また、個人的には赤字など色を使った表現はおすすめしません。

色弱の方など、世の中には色の違いが分かりにくい方がいます。

実は私もそうなんですが、色の識別がしづらいことで資料の作成者が強調したいところがわからないだけでなく、資料を使った説明などを受けているときに

赤字のところをご覧ください。

などとよく言われますが、どこだかわからないのです。

同様の理由で、複数項目があるグラフなどを作る際も色分けする方がいますが、形で分ける方がよいです。

折れ線グラフなら実線や破線で区別したり、棒グラフなら塗り潰しと斜線塗り潰しで区別したりすると丁寧です。

まとめ

今回は「資料作成で気をつけるべきこと」をお話しました。

以下、今回のまとめです。